よくあるご質問

各地方自治体や官公庁の委員会開催における事務処理業務を効率化し、スムーズな運営を実現するサービスです。運営側と参加委員側の両方をサポートします。

らくらく開催なら、参加委員様の参加可否や契約書回収などの状況を一覧で確認することができます。これまでのように、個別のメールスレッドを見直して確認する手間はありません。

会議に関する情報を1度ご入力いただければ、依頼状フォーマットに自動で反映され、楽に関係者へ送付することができます。

主催団体様も参加委員の皆様も、無料でご利用いただけます。
※ 23年6月現在

このサービスは、地方自治体、官公庁、それらに関連する事務処理を行う運営者と、事務処理に間接的に関わるユーザーが利用できます。

お申込みいただいた運営団体さま向けに、カスタマーサポートをご提供しております。詳しくは、お申し込みフォームからご連絡ください。

インターネットに接続できる環境とブラウザが必要です。

【迷惑メールフォルダやゴミ箱に振り分けについて】
ご利用の通信キャリアによっては、迷惑メールフォルダやゴミ箱に自動振り分けされている場合がございます。 迷惑メール設定をお確かめのうえ、受信できるように再設定をお願いいたします。

【迷惑メール設定でドメイン指定について】
ドメイン指定している場合には「rakurakukaisai.com」のドメインを受信許可してください。

【パスワードをお忘れの場合】
ログインページ内のパスワードリセットページより、パスワードのリセットを実施ください。

【メールアドレスをお忘れの場合】
お手数ですが、お問い合わせフォームからご連絡ください。

主催団体アカウントは、運営団体につき1つまで作成でき、精算に用いられる口座情報はこちらの中で管理されます。 事務局アカウントは、団体の運営する委員会事務局ごとに作成することができます。各会議に関する詳細情報はこちらのアカウント内でそれぞれ管理され、複数作成が可能です。

関連する事務局アカウントとその参加メンバーを管理できます。
事務局アカウントは複数作成することができ、それぞれが１つの事務局アカウントに紐づけられます。
また、関連する事務局で発生する謝金や経費の支払い元となる口座情報や、法人番号を設定できます。

その事務局が開催している複数の会議について、外部委員の招待から、精算や証票の出力までを管理できます。会議は複数作成でき、それぞれ異なる事務局メンバーをアサインすることができます。

別個に管理できます。事務局ごとにそれぞれ固有の事務局IDで管理されるため、混合することはありません。

「外部委員」>「外部委員を招待する」ページからメールにて招待できます。ユーザーとして招待したい外部委員のメールアドレスを入力し、ご送信ください。

複数メンバーのアカウントを作成可能です。その際、同じメールアドレスを使い回さず、各人の団体用メールアドレスをご利用いただきますようご注意ください。

会議ページ内の招待機能から、アカウント登録済みの外部委員を招待できます。 その際、デフォルト招待文が用意されているため、それぞれ個別に作成する必要はありません。
※ 対象者がらくらく開催アカウントを作成している必要があります
※ 未登録の場合、アカウント作成ページを共有してください

招待時には同ページの基本情報に入力された情報と添付ファイルが外部委員に送られ、参加承諾前に情報を確認してもらうことが可能です。

※事前に、招待したい委員さまが外部委員アカウントを作成済みかご確認ください。まだ作成されていない場合、事務局向け管理画面 > 外部委員メニュー > 「外部委員を招待する」ボタンから、対象となるメールアドレス宛にアカウント招待をお送りください。

１．開催予定の会議情報ページを新規登録する
２．会議情報ページから、招待したい専門家を検索し、参加候補に追加する
３．追加した参加候補が一覧で表示されるので、「依頼内容を追加」ボタンからそれぞれの依頼内容を設定する
４．記載した依頼内容を元に招待を送る ５．参加を承認した委員に対して、委嘱状を送付する
６．委員から、捺印済みの委嘱状を受け取ったら、開催前の招待タスクは完了です

参加に関する委嘱状PDFファイルを、参加者ごとに個別に出力できます。ご登録いただいた会議情報が自動で反映されるため、ご自身で文面を作成する必要はございません。

会議情報ページ内の参加者情報にて、参加者それぞれの対応状況ステータスを一覧で確認できます。個別にメール等で確認する必要はございません。 招待や承諾、契約書の送付から捺印まで、一つのフロー上で必要な手続きを管理します。

各参加委員ごとに、以下のフローで参加手続きを管理します。 (委嘱状)未作成→送付前→送付済→受領待ち→受領済み＋差し戻し、辞退

会議ごとに異なるメンバーをアサインすることも可能です。会議ページ「参加する事務局メンバー」から、関係する事務局メンバーをその会議にご追加ください。

「参加する事務局メンバー」項目内の各メンバーの編集機能から、業務内容を入力する項目がございます。委員長、委員長補佐、顧問など、各メンバーに適切な役割をご設定ください。

会議ページ「会議情報」タブには、基本情報・詳細情報の項目があり、これは外部委員にも公開されます。
基本情報には会議名と概要、開催形式や事前資料など、外部委員が参加承認前に閲覧できる情報を追加できます。
詳細情報にはオンライン開催時のURLや、事前資料以外の会議資料など、参加承認した外部委員のみ閲覧することが可能な情報を追加できます。

対面開催／オンライン開催／書面開催それぞれの開催可否を設定できます。 対面開催を設定する場合、会場地図や会場のホームページのURLを設定できます。

会議ページは、その会議に関係がない（参加していない）外部委員には公開されません。

次の項目は、すべての外部委員アカウントに公開されません。
・「招待する専門家」 内の、招待委員それぞれの委嘱状受け取り状況
※ただし、外部委員アカウントは「外部委員一覧」の項目で、自分以外の外部委員を確認することができます。
・「参加する事務局メンバー」内の情報

次の項目は、参加した外部委員アカウントには公開されます。
・お知らせ（その外部委員アカウントが次に何をするかリマインドする項目）
・委任状
・就任依頼書関連
・会議情報
・外部委員一覧
・依頼内容（自身の肩書や謝金の算出ロジック等、招待時に記載した内容）

実際の会議の開催時間を、実績として登録できます。
参加者一覧の参加状況（出欠、対面/オンライン/書面）を管理でき、その情報を元にした参加者名簿を出力できます。 議事録を登録し、参加者に確認を依頼できます。

開催タブに実績として登録した会議時間は、時給支払いで設定された謝金の支払い情報に反映されます。

該当会議の開催情報を管理するページにて、出欠を管理できます。 参加者ごとに、対面出席／オンライン出席／書面出席／欠席 を選択でき、それぞれメモを記載できます。

参加者一覧の「参加者名簿をダウンロード」ボタンより、名簿の出力が可能です。

開催タブ内「議事録」の項目から可能です。「議事録を登録」ボタンから議事録ファイルをアップロードする際、「参加者にファイルの確認依頼を送る」にチェックを入れてから「議事録を保存」ボタンをクリックしてください。

固定額／時給／謝金なし を選択でき、時間単位謝金については分単位で自動計算され、支払調書等の証憑に反映させることができます。

会議招待時の委嘱状から、参加者名簿、議事録、支払い調書など、各フェーズにおいて必要とされる証憑類を出力できます。

二要素認証を導入しており、ログインにはIDとパスワードに加えて、電話番号宛にSMSで送られる認証番号が必要です。

運営企業より導入サポートをご提供いたします。お問い合わせ後、らくらく開催からとのやり取りにおいて、お申し付けください。

プロフィール（経歴、連絡先等）や支払い情報（口座、マイナンバー等）を一度設定すれば、必要なタイミングでだけ共有が可能です。
※ ただし、セキュリティポリシーによって公開範囲は制限されております

ご自身が招待された会議は一覧で確認可能です。

源泉徴収を加味した支払調書、参加依頼状など、委員会参加時に必要な書類が出力可能です。